Юдинских О.В. Опыт реализации принципа единого окна в оформлении документов на недвижимость
Юдинских О.В.
ООО «Департамент единого окна» (Ульяновск)
В оформлении документов на недвижимость участвуют несколько организаций государственных, муниципальных и частных:
УФРС;
комитет по управлению имуществом города, отдел архитектуры, ораны опеки, отдел приватизации;
организации технической инвентаризации объектов недвижимого имущества;
органы государственного земельного кадастра;
нотариусы;
землеустроительные организации;
оценщики;
паспортные службы;
и проч.
Каждая организации исполняет свою функцию, у каждой свой регламент, свое законодательное регулирование. Каждая организация исполняет свой «фронт работ».
Процесс подготовки документов на недвижимость для гражданина представляет собой последовательное обращение («хождение») и перенос документов из одной организации в другую.
Если с документами все в порядке и ситуация обычная все очень просто. Человек просто переносит документы из одной организации в другую, думать ему особо не приходится, специальных знаний здесь не нужно.
Если же возникает какая-то проблема (не в порядке документы, чего-то не хватает), человеку приходится принимать решение как поступить в сложившейся ситуации, нужно ходить по этим организациям, узнавать что делать дальше, или идти к юристу или риэлтеру. Этого граждане не любят, это некомфортно.
Человеку нужно, чтобы решили за него, чтобы не требовалось хлопотать, чтобы все было сделано с минимальным участием самого гражданина.
В настоящее время эти заботы граждане могут переложить на частного риэлтера или юриста. Но здесь могут возникнуть и возникают проблемы:
1) Качество консультаций и подготовки документов.
2) Распыляется функция координации процесса подготовки документов.
3) Теряется драгоценный ресурс время сотрудниками УФРС, БТИ и прочее на консультации по сходным ситуациям.
Решение предлагается следующее (мы далеко не первые в РФ): создается специальная организация, работающая по принципу Единого окна. Человек общается только с конкретным специалистом Единого окна, а взаимодействие с государственными и муниципальными структурами осуществляют наши сотрудники. В целом обязанности сотрудников можно определить так:
1. Выяснить ситуацию (спросить у клиента, что конкретно он хочет сделать со своей недвижимостью (продать, приватизировать, узаконить перепланировку и т.д.).
2. Провести анализ документов клиента (соответствуют ли представленные документы требованиям законодательства и что необходимо сделать, чтобы привести их в соответствие законодательству).
3. Определить оптимальный по срокам и стоимости порядок оформления документов (последовательность обращений в различные организации).
4. Непосредственно переносить бумаги из одной организации в другую.
5. Отслеживать прохождение документов в этих организациях (в том числе используя личные контакты с сотрудниками).
6. В случае возникновения проблем совместно с клиентом оперативно принять решение о дальнейших действиях.
Рисунок 1. Подготовка документов на недвижимость Единым центром «Одно окно» (Ульяновск)
Описание отделов:
1) Отдел приемки документов консультации, определение порядка оформления, определение стоимости оформления, заключение договора на услуги, прием документов от граждан, непосредственное общение с клиентами в ходе подготовки документов.
2) Отдел экспертизы формирование пакетов документов для каждой организации, отслеживание сроков оформления документов в каждой организации, согласование сложных вопросов с этими организациями, выдача заданий оформителям.
3) Оформители переносят документы из одной организации в другую, извещают экспертов о выполненной работе, о возникших проблемах, непосредственно общаются со специалистами государственными и муниципальных организаций.
Мы знаем:
порядок оформления любого пакета документов. Если не знаем, то выясняем, взаимодействуя с государственными и муниципальными структурами, описываем и получаем стандартную технологию для сходных ситуаций;
стоимость услуг и госпошлин;
требования к документам.
Для этого потребовалось специально обучать сотрудников, создавать программу обучения, описывать процедуры прохождения документов внутри Единого окна, создавать специальную программу для отслеживания порядка оформления, сроков, расходов. По каждому клиенту можно сказать, что происходит в данный момент с его документами, сколько времени осталось ждать, сколько денег он потратил.
Таким образом, получился конвейер по подготовке документов. За год работы результаты около 1500 заключенных договоров. Из них примерно 70% уже исполнено.
Плюсы:
1) гражданин общается только с одним человеком юристом на приеме документов;
2) с государственными и муниципальными органами общаются наши специалисты, а не граждане проще решить вопрос со специалистом, чем с неподготовленным человеком, не теряется время на однотипные консультации.
Минусы:
1) нет готовых сотрудников приходится самим обучать;
2) требуется постоянное повышение квалификации сотрудников меняется законодательство, меняются требования организаций.
Источник: Материалы 3-й Всероссийской конференции «Опыт реализации принципа «одного окна» и создания комплексных геоинформационных систем управления территориями и корпорациями» Цитирумость документа: 1
RSS
Реклама
