На сайте iemag.ru опубликована статья Ольги Мельник о Москомархитектуре "Архив как фундамент". Публикуем выдержки. Полный текст доступен по ссылке: http://www.iemag.ru/projects/detail.php?ID=19640

Государственные учреждения и организации постепенно переходят к работе с электронными документами, создают новые и переводят в цифровой вид существующие архивы. Работа эта продвигается чаще всего медленно не только ввиду ограниченных финансовых возможностей, но и по причинам технологического и организационного свойства, в том числе ввиду отсутствия единых государственных стандартов, официально закрепленных подходов к работе с электронными документами и их архивированию. Однако и исполнительная, и законодательная, и судебная власть по всей стране задачи такого типа решает. Другой класс потребителей, занятых массовым вводом документов и их хранением – проектные и строительные организации, имеющие дело с чертежами, в том числе крупноформатными, и сопутствующей документацией. Здесь дело идет еще сложней, и масштабные архивы строительной документации в России до сих пор очень редки. Один из таких проектов проведен в «Москомархитектуре». Здесь создан и стал частью повседневной работы обширный архив строительной и проектной документации.

«Москомархитектура» – орган исполнительной власти, ответственный за градостроительные решения в Москве, занимается организацией разработки документации территориального планирования. Эта организация - и заказчик, и «идеологический двигатель» разработки генплана города, здесь создаются планы использования территории от целых районов до отдельных объектов. В частности, «Москомархитектура» выпускает градостроительные планы земельных участков (ранее подобный документ назывался АРИ – акт рационального использования). Этот документ определяет конкретный объект капитального строительства и без него никакая стройка начата быть не может. Кроме этого, для многих организаций и проектных институтов эта организация является куратором, так как сама «Москомархитектура» непосредственно разработкой проектов не занимается, но организует ее, постоянно обмениваясь с курируемыми организациями документацией.

Все эти задачи подразумевают работу с большими объемами проектно-конструкторской документации, как по территориям, так и по отдельным объектам. Один проект планировки земельного участка – это несколько внушительных бумажных томов, много схем формата А0, таких документов сотни только по градостроительной документации. По отдельным объектам документов тысячи. В течение года в Москве выдается обычно две-две с половиной тысячи АРИ, а объектов больше, так как некоторые АРИ выдаются на группу объектов, поясняет Николай Филиппов, начальник управления информационной системы обеспечения градостроительной документации «Москомархитектуры». Последние годы число выпускаемых документов резко возросло, так как были существенно расширены полномочия и задачи организации.

«Раньше «Москомархитектура» была небольшим органом власти, обрабатывающим небольшой же объем документов, - рассказывает Филиппов. - Решения же принимались в основном подведомственными организациями и институтами. Новый градостроительный кодекс переставил акценты, и функции принятия решений отошли к «Москомархитектуре». Резко вырос объем функций. В институтах осталась только экспертиза и проектная работа. К нам много людей пришло из Глав ОПУ и института «Генплана Москвы», и они принесли свой опыт и привычки работать с документами на высоком технологическом уровне. Мы пытаемся сохранять унаследованные системы, в частности Lotus, что упрощает дело, но переход на безбумажный оборот иногда все же вызывает отторжение и раздражение. Однако опыт использования дает почувствовать плюсы новых подходов.

Появление новых функций и возросшие объемы работ подтолкнули к идее создания электронного архива «Москомархитектуры». Проект стартовал в 2006 году и включал очень значительный объем ретроконверсии. Ключевыми подрядчиками по реткроконверсии были ЭЛАР и в наибольшей степени «Прософт – М». Основой архива является IBM Content Manager. «Мы выбрали средство от IBM, так как у нас значительный парк техники этого вендора, в том числе серверный парк, кроме того, мы давно и успешно работаем с технологиями IBM, используем много систем, построенных на Lotus. Свою СЭД мы тоже сейчас переводим на Lotus, поэтому и для архива решили использовать продукт того же производителя, чтобы минимизировать проблемы с интеграцией» - рассказывает Николай Филиппов. – «Когда IBM Content Manager был развернут, с помощью ЭЛАР мы запустили процесс ретроконверсии своего накопленного бумажного архива. Параллельно был налажен перевод в архив текущих, вновь создаваемых документов. Документы мы начинали отрабатывать от новых к старым, кроме того приоритеты расставлялись в соответствии с востребованностью отдельных документов». Проектирование архива и выбор технологии заняли два года. Ретроконверсия продолжалась параллельно в 2007 и 2008 годах. Филиппов подчеркивает, что к настоящему времени большинство документов, постоянно необходимых в работе, уже есть в электронном архиве.

Сколько это – большинство? Всего в архиве сорок тысяч дел, каждое дело – подборка определенных документов. Из них введено двадцать тысяч. Кроме них есть еще проекты, отдельные единицы хранения, каждый может включать от одного до десятков бумажных томов. Таких около четырехсот. Все архивные материалы были разделены на две части: постоянно необходимые сканировали на месте, те, что требуются изредка – отдали подрядчику, «Прософт М», и оцифровка велась там. На линейке промышленных сканеров в помещении «Москомархитектуры» работали и собственные сотрудники, и 8 -10 человек из « ЭЛАРа». Насколько зрелой оказалась применяемая ими технология? «Особых проблем со сканерами у нас не было, - рассказывает Филиппов. - Проблемы определяются предметной областью, сложней всего далась структуризация, выработка принципов каталогизации материалов».

Информационный центр «Москомархитектуры» во многих случаях выполнял роль головного исполнителя в этом процессе. «Наши и их специалисты предварительно размечали документы для последующего установления связей между ними. По окончании сканирования они вели контроль качества и полноты исполнения. Так что технологическая цепочка отрабатывалась силами наших специалистов» - поясняет Филиппов.

По его словам теперь собственная производственная цепочка сканирования действует и на этапе принятия, ввода новых документов, и на этапе их выпуска. «Мы уже перешли на такую технологию: к нам приходит заявитель заказывать документацию, скажем, план земельного участка. Он приносит с собой пачку документов. Чтобы обеспечить наш технологический цикл, мы эти документы сразу сканируем, и дальше работаем только с электронными копиями документов, а сами они поступают в архив. Потоковое сканирование у нас используется на всех участках, как для пополнения архива, так и в работе СЭД» - подчеркивает он. Работа организации подразумевает широкое использование электронных документов, и архив – естественная и востребованная часть единой системы их обработки. В частности, вся входящая и исходящая документация в СЭД сканируется и доступна в электронном виде, а электронный архив постепенно переходит в стадию, когда в нем хранятся любые виды документов.

В планах – задача контекстного поиска. Николай Филиппов рассказывает: «До сих пор мы распознаванием не занимались, только сейчас подходим к нему. Прежде всего намерены решить эту задачу в СЭД, где контекстный поиск нужней всего, ведь в СЭД у нас регистрируется около пятисот документов переписки в день. Пока у нас есть поиск по учетным карточкам. Мы бы хотели иметь возможность находить документы по одной теме, по одному вопросу. Теперь уже качество электронных копий достаточное для эффективного распознавания, его можно вести почти без контроля, но документацию распознавать таким образом нет смысла: объемы огромные, но информация лучше структурирована, чем письма».

Другое направление развития архива – взаимодействие со смежными и курируемыми организациями. Николай Филиппов отмечает: «Проектную документацию активно сканируют сейчас и институты. Мы готовы к тому, чтобы размещать и хранить в своем архиве их проектную документацию, но не сил, не средств у нас сейчас на это нет. Часть подведомственных организаций создает собственные архивы, в том числе «Моспроект» и «Геотрест». «Мы были одними из первых в городе из органов власти, - подчеркивает он, - кто создал архив, его наполнил и ввел в реальный рабочих процесс. Теперь архивов создается много, управление информатизации города руководит этим процессом. В Москве стало правилом хорошего тона иметь архив и переходить на электронный документооборот».